Toimihenkilöiden yleisohjeet

Päivitetty viimeksi 8.4.2026.

Tälle sivulle on koottu yleisohje Kameraseuran toimihenkilöille. Lue myös

Vetäjätiimit ja vastuuhenkilöt

Kullakin kerholla ja muulla vapaaehtoistoiminnan vastuualueella on vetäjätiimi, kooltaan yleensä noin 1-3 henkilöä (pysyvämmistä vastuualueista luettelo täällä). Lisäksi voi olla projekti- eli hankekohtaisia ja vastaavia tilapäisiä vetäjätiimejä.

Kerhot/tiimit voivat järjestää vuosittain vaalin, jossa seuraavan kauden vetäjätiimi valitaan, tai suoraan kutsua uusia toimihenkilöitä tiimiinsä. Kannustamme jäseniä myös ilmoittamaan mielenkiinnostaan osallistua jonkin vastuualueen hoitoon joko suoraan kyseiselle kerholle/tiimille tai puheenjohtajalle.

Yhteystiedot ja tietosuoja

Kerhojen ja tilojen yhteystiedot ylläpidetään Kameraseuran nettisivuilla täällä: https://kameraseura.fi/toimistomme-yhteystiedot/kerhojen-yhteystiedot/. Lisäksi kunkin kerhon ja vastuualueen yhteystiedot ylläpidetään kerhojen ja vast. omilla sivuilla. Yksittäisten toimihenkilöiden yhteystietoja ei pääsääntöisesti julkaista.

Seuran hallitus ylläpitää erillistä ei julkaistavaksi tarkoitettua listaa toimihenkilöistä, jolla listalla on myös henkilöiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Tämän listan pohjalta muodostetaan mm. Toimihenkilöt-sähköpostijakelulista. Lisäksi hallitus ylläpitää historia-listaa, jossa näkyvät toimihenkilöiden nimi sekä eri tehtävien alku- ja loppupäivämäärät, jotta näitä voidaan hyödyntää muun muassa ansiomerkkien myöntöä harkitessa. FloMembers-jäsenrekisterissä toimihenkilöt saavat merkinnän roolistaan yhteystietojen oheen, jotta myös sitä kautta heille voidaan lähettää ryhmäviestejä.

Toimihenkilöillä on oma Kameraseuran toimihenkilöt -FB-ryhmä, johon liittyminen on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa, koska se on usein nopein väylä saada vastauksia kysymyksiin.

Kameraseuran tietosuojaseloste. Kaikki Kameraseuran henkilötietoja käsittelevät toimihenkilöt perehtyvät lisäksi tietosuojaan liittyvään lainsäädäntöön sekä tietosuojavaltuutetun ohjeistuksiin. Yksinkertaisin muistettava ohje on, ettei kenenkään yhteystietoja anneta kysymättä jäsenen lupaa, eikä ulkopuolisille kerrota edes, onko joku henkilö jäsen vai ei.

Jäsenyyden tarkistaminen

Kameraseuran toiminta on tarkoitettu jäsenmaksunsa maksaneille jäsenille. Kerhonvetäjät sekä tilavastaavat tarkistavat ajoittain osallistujien jäsenyyden joko kysymällä henkilön jäsenkorttia (jäsenelle on helpointa kantaa puhelimessa esiteltävää sähköistä jäsenkorttia) tai katsomalla FloMembersin jäsenrekisterin, johon toimihenkilöillä on näkyvyys. Toimihenkilöt näkevät jäsenrekisterissä vain jäsenen nimen, maksutilanteen sekä ryhmät, joihin jäsen kuuluu (esim. studion käyttöoikeus). Näkyvyys kaikkiin jäsenrekisterin tietoihin on vain muutamalla rajatulla henkilöllä (esim. järjestösihteeri, it-vastaava, puheenjohtaja).

Toiminnan suunnittelu

Suositeltavaa on, että kerhot suunnittelevat kokousten teemat ja sisällöt aina seuraavalle vuosipuoliskolle. Hallitus päättää vierailijapalkkioiden ja kerhoiltojen tarjoiluiden budjetit aika ajoin. Mikäli on erityinen tavallisuudesta poikkeava tai budjetin ylittävä suunnitelma, on toimitettava kirjalliset ehdotukset hallitukselle puheenjohtajan kautta.

Muut tiimit laativat toimintasuunnitelman ja budjetin tulevalle kalenterivuodelle elokuun loppuun mennessä.

Hankinnoista toimihenkilöt ja projektiryhmät voivat tehdä esityksen hallitukselle. Hallitus tekee päätöksen esitysten pohjalta.

Tiedottaminen

  • Suosittelemme, että toimihenkilöt osallistuvat Kameraseuran ja sen eri ryhmien keskusteluihin somessa sekä ennen että jälkeen tapahtumien, tai jäseniä vaikkapa tilojen käyttöön aktivoiden, tai muuten vain kuvia julkaisemalla keskusteluun houkutellen.

Facebook (FB):

  • on huomioitava, että kaikki jäsenet eivät ole FB:ssa
  • FB:n käyttöä suositellaan, joko kerhokohtaisia ryhmiä tai/ja Kameraseuran jäsenet-ryhmää
  • Tapahtumista tiedotetaan myös Kameraseuran FB-sivulla, jonne toimisto poimii tiedot kotisivujen tapahtumista
  • On varmistettava, että kerhojen FB-ryhmissä on riittävän kattava joukko nykyisiä jäseniä ryhmän ylläpitäjinä. Jäsenpalvelut-profiilin tulee olla yhtenä ylläpitäjistä kaikissa ryhmissä.
  • Uutta ryhmää perustettaessa perustamisen tekee Jäsenpalvelut-profiili, jotta Kameraseurasta tulee ryhmän omistaja.

<< FB käytöstä tarkempi erillinen ohje täydentyy >>

Instagram:

  • Kameraseuran Instagram-tilin ylläpito
  • Toimisto vastaa tällä hetkellä
  • Kerhot ja jäsenet voivat toimittaa toimistolle erillisen ohjeen mukaisia kuvia ja videoita tilillä julkaistavaksi

Nettigalleria:

  • Kullakin tiimillä on vastuuhenkilö, joka päivittää kyseisen kerhon/tiimin kuvia galleriaan.
  • Kilpailukuvista tallennetaan palkitut.
  • << täydentyy >>

Raportointi

  • Toimihenkilöt laativat toimintakertomukseen (muokattava tiedosto Drivessä, pyydä jäsenpalvelusta linkki) raportin omasta vastuualueestaan vähintään puolivuosittain, helpoiten heti tapahtuman jälkeen.
    • Näyttelyistä nimi, aika ja kaikkien näyttelyyn osallistuneiden kuvaajien nimet
    • Kerhon jokaisesta tapaamisesta vähintään aika, teema ja vieras
    • Tilavastaavat ja muut, oman osion tapahtumista lyhyt yhteenveto + kuva
    • Yksi tapahtumakuva jostain tiimin vuoden tapaamisesta, näyttelyn rakentamisesta, avajaisista tms.
      • (muista julkaisulupa kuvaajalta/kuvassa olevilta)
    • Osallistujamäärä taulukkoon
  • Tapahtumat: voit kirjoittaa historiatiedon mielellään myös nettisivuille kyseiseen Tapahtuma-julkaisuun tapahtuman jälkeen sekä kertoa tapahtuneesta FB:ssa.
  • Hyödyntäkää valokuvia ja videoita kaikessa tiedottamisessa. Niitä voi lähettää myös tiedotus-sähköpostiin julkaistavaksi seuran IG:ssä. Ensisijaisena valokuvien julkaisupaikkana käytetään Kameraseuran valokuvagalleriaa, jossa kerhoilla on omat osionsa.

Toimihenkilökokous

Seuran hallitus vastaa, että on nimetty vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat toimihenkilökokousten koolle kutsumisesta ja järjestelyistä. Osallistujia (kutsuttuja) toimihenkilökokouksissa ovat kaikki vapaaehtoiset toimihenkilöt, mukaan lukien hallituksen jäsenet.  Toimihenkilökokous järjestetään joka kuukauden 4. keskiviikko klo 18 Teams (ei toiminnan loma-aikoina), ja elokuussa yleensä lähitapaamisena.

Muuta huomioitavaa

Hallitus tarkistaa vuosittain ja tiedottaa muista toimihenkilönä kehittymiseen liittyvistä asioista. Nämä voivat liittyä esimerkiksi seuraaviin:

  • Tilojen käyttö ja siihen perehdytykset: studio, digityötilat ja pimiö. Tavoite on, että mahdollisimman monella toimihenkilöllä on valmiudet neuvoa seuran jäseniä tilojen käyttöön, vaikkei itse olisi kyseisen tilan vastuuhenkilö.
    • Tilojen käyttöoikeus harjoitteluun neljännesvuosittain:
      • studio 5 h, pimiö 5 kertaa (omat kemikaalit ja paperit), digityöpiste 5 h (omat paperit)
      • varaus kalenterin kautta (lisämerkintä TH)
      • vain ”ajokortin” omaaville
      • tulostevihkoon merkintä ”harjoittelutuloste”
      • kerrallaan vain yksi voimassa oleva varaus per tila
      • ei siirrettävissä toiselle henkilölle / toiselle vuosineljännekselle
      • on tarkoitettu ajalle, jonka toimihenkilö tarvitsee pitääkseen yllä taitoja monipuolisen tehtävänsä hoitamiseksi
  • Kursseilla kouluttajan avustajana toimiminen. Alla tarkemmat ohjeet.
  • Toimihenkilötilaisuudet.
  • Mahdollisuus saada perehdytystä ja koulutusta vapaaehtoistehtävien hoitamiseen.
  • Mahdollisuus saada todistus vapaaehtoistyöstä.
  • Mahdollisuus vaikuttaa seuran toimintaan omien mieltymysten mukaisesti.

Avustaja kursseilla – toimihenkilöille tarjottava vapaaehtoistehtävä

Kurssiavustajan tehtävät voivat muuttua aika ajoin ja ohjeita päivitetään tarvittaessa.

  • Avustaja tulee kurssipaikalle vähintään 30 min ennen kurssin alkua.
  • Hän avaa ja poistuessa lukitsee ovet, järjestelee tuolit ja pöydät,
  • Avustaja ostaa tarvittaessa täydennystä tarjottaviin (keksit, kauramaito, kahvi,..).
  • Keittää kahvit, teet ja laittaa mehua kannuun ja siivoa jäljet.
  • Esittelee tilat, wc:t, lähialueen kahvilat/ravintolat sekä tauoilla seuran toimintaa muutenkin.
  • Avustaa opettajaa tarpeen mukaan, muun muassa seuran tilojen ja laitteiden käytössä.
  • Kurssin aikana avustaja yleensä tarkkailee, että kaikki sujuu. Tarvittaessa säätää valaistusta, ilmastointia ja ilmanvaihtoa.
  • Mikäli opettajan ääni ei kunnolla kuulu kaikille, avustaja löytää rulokaapista kannettavan mikrofonin.
  • Avustaja toimii paikan emäntänä/isäntänä ja saa siinä sivussa aimo annoksen tietoa kurssin aiheesta – voi osallistua kurssille ja tehtävien suorittamiseen kuten muutkin kurssilaiset, antaen kuitenkin etusijan maksaneille osallistujille.