Ohjeita kerhonvetäjille

Päivitetty viimeksi 7.4.2026.

Kerhot voivat järjestää vuosittain vaalin, jossa seuraavan kauden vetäjätiimi valitaan, tai suoraan kutsua uusia toimihenkilöitä tiimiinsä. Kannustamme jäseniä myös ilmoittamaan mielenkiinnostaan osallistua jonkin vastuualueen hoitoon joko suoraan kyseiselle kerholle tai puheenjohtajalle.

Kerho valitsee toimihenkilöt (2-3 henkilöä) kalenterivuodeksi kerrallaan, muutokset informoidaan ict@kameraseura.fi. Tarvittaessa muutoksia voi tulla ympäri vuoden.

Kerhon toiminnan suunnittelu (suositellaan tehtäväksi yhdessä)

• suunnitella kerhon kokousten teemat ja sisällöt seuraavalle vuosipuoliskolle
• etsiä ja neuvotella kerhoiltojen mahdolliset esiintyjät
  • Vuodessa maksimi kolme maksullista vierasta / opastuspalkkiota per kerho
    • pelkkä luento TAI pelkkä tuomarointi, palkkio 100 € (+mahd. alv)
    • luento + tuomarointi, palkkio 150 € (+mahd. alv)
    • opastus, maksimi 100 €
    • Kameraseuran omien jäsenten esitykset pidetään vapaaehtoispohjalta veloituksetta, poikkeuksena kunniajäsenet, joille palkkio maksetaan
  • kerhot voivat ottaa myös yhteisiä esiintyjiä
  • tavoitteena on, että kukin vieras kutsutaan maksimissaan kerran vuodessa
  • ks. Drive: Lista luennoitsijaehdotuksista, jota voit myös täydentää itse
• palkkioihin ja kustannuksiin liittyvissä kysymyksissä yhteys hallitukseen
  • Kerhojen ja tiimien kahvitarjoilut maksimi 15 €/kokous
  • Kerhojen näyttelyt ja poikkeukset yllä olevista -> budjettiesitys hallitukselle etukäteen

Viestintä kerhon tapahtumista (päävastuu nimetyllä toimihenkilöllä)

• tiedottaa tulevasta ohjelmasta mahdollisimman aikaisin www.kameraseura.fi/tapahtumat sivuille, toimisto kerää sieltä tiedot Kameraseuran Uutiskirjeeseen ja some-kanaville.
• tiedottaa tulevasta ohjelmasta kerhon mahdollisessa FB-ryhmässä.
• tallentaa kokoustapahtumat ja osallistujamäärä toimintakertomus-dokumenttiin verkossa heti tapahtuman jälkeen, pyydä linkki jäsenpalvelusta (voit lisäksi päivittää www.kameraseura.fi/tapahtumat -sivun tapahtumanne jälkeen historiatiedoksi)

Toimivan kerhoillan muistilista

Ajoissa ennen kokousta:

• luennoitsijan tai vieraan hankkiminen ja käytännöistä sopiminen hänen kanssaan, ks. Drive, Vierailijalle lähetettävät ohjeet.
• vierailijapalkkiosta ja maksamisen käytännöstä kertominen vierailijalle
• tilan varaaminen tarvittaessa kerhoillalle, jos normaalista poikkeava ajankohta tai paikka
• tiedottaminen etukäteen nettisivuilla, josta tiedot poimitaan Uutiskirjeeseen, sekä mahdollisesti omassa FB-ryhmässä ja Kameraseuran jäsenet -FB-ryhmässä.

Juuri ennen kokousta:

• hanki tarjottavat (max. 15 € kuittia vastaan)
• ole itse paikalla ensimmäisenä väh. 30 min ennen kokousta
• järjestä tilat, tuolit ja pöydät, opasta esiintyjille pc:n käyttö
• laita etäyhteys valmiiksi, käynnistä projektori, kaiuttimet, kamerat ja mikrofoni
• kata kahvit ja tarjoilu valmiiksi
• kerää osallistujien nimet, ota kuva listasta ja lähetä sähköpostilla toimistoon (tarkista ajoittain jäsenrekisteristä, että osallistujat ovat jäseniä)

Luo positiivinen ilmapiiri:

• toivota kerhoillan osallistujat tervetulleeksi, kerro kokouksen kulku, esittele esiintyjät ja vetäjät
• esittele uusille osallistujille myös Kameraseura ja kerhosi sekä talon yleistilat (wc:t ja Kaapelilla myös kahvila, ravintola)
• kertaa kaikille pelastusohjeet (mm. sammutusvälineet, poistumisreitit, kokoontumispaikka, hätänumerot seinällä)
• tiedotusasiat tarpeen mukaan – onko jotain jäsenille ajankohtaista? Myös muiden kerhojen tapahtumia ja näyttelyitä saa mielellään mainostaa
• valaistuksen säätäminen tarpeen mukaan
• keskusteluun osallistuminen
• tapahtumakuvaus
  • pyydettävä kuvien julkaisulupa kuvaajilta sekä myös kuvassa esiintyviltä – huom. kilpailusäännöt

Kokouksen jälkeen:

• kokouksessa käytettyjen tilojen siistiminen
  • esitä kokoukseen osallistujille toivomus auttaa siistimisessä
  • tuolien ja pöytien paikoilleen palautus
  • likaisten astioiden ja kannujen tiskaaminen
  • täydet roskapussit ulos jätekatokseen (vajaita ei tarvitse viedä, ellei haisevaa jätettä), Kaapelitehtaalla bio- ja sekajäte-astiat ovat lukitsemattomina pihalla
  • lattialta selvien roskien harjaaminen
  • jääkaappi tyhjäksi pilaantuvista ruoista
• aukaise verhot ja nosta valkokangas ylös (kukille valoa)
  • voit samalla kastella kukat, jos multa on kuivaa
• tarkista, että kahvinkeittimestä, kaiuttimista yms. on katkaistu virta, ja että myös pienemmät valot on sammutettu
• poistuessasi vielä ovelta silmäys, onko kaikki niin kuin haluaisit itse olevan tullessasi tilaan
• ja varmista oven lukkoon meno
• ilmoita puutteista tai vioista tarpeen mukaan joko toimihenkilöiden sähköpostilistalla, Toimihenkilöt-FB-ryhmässä (huom. kaikki toimihenkilöt eivät ole FB:ssa) tai toimistolle

Myöhemmin samalla viikolla:

• lisää kävijämäärä sekä tapahtuma toimintakertomukseen (Drive)
• lähetä kulukuitti sekä tieto mahdollisesta luennoitsijapalkkiosta toimistoon
• kilpailujen voittajakuvat sekä mielellään tapahtumakuviakin nettigalleriaan (pyydettävä kuvien julkaisulupa kuvaajilta sekä kuvassa esiintyviltä)

Kokoustilaamme Kaapelitehtaalla sisään pääsemiseen liittyviä ohjeita on tällä sivulla.