Toimihenkilöohjeet

Kullakin kerholla ja muulla vapaaehtoistoiminnan vastuualueella on vetäjätiimi, kooltaan yleensä noin 1-3 henkilöä (pysyvämmistä vastuualueista luettelo alla). Lisäksi voi olla projekti- eli hankekohtaisia ja vastaavia tilapäisiä vetäjätiimejä.

Kerhojen ja tilojen yhteystiedot ylläpidetään Kameraseuran nettisivuilla täällä: https://kameraseura.fi/toimistomme-yhteystiedot/kerhojen-yhteystiedot/. Lisäksi kunkin kerhon ja vastuualueen yhteystiedot ylläpidetään kerhojen ja vast. omilla sivuilla. Yksittäisten toimihenkilöiden yhteystietoja ei pääsääntöisesti julkaista.

Seuran hallitus ylläpitää erillistä ei julkaistavaksi tarkoitettua listaa toimihenkilöistä, jolla listalla on myös henkilöiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Tämän listan pohjalta muodostetaan mm. toimihenkilöiden sähköpostijakelulista.

Toiminnan suunnittelu

Suositellaan, että kukin kerho vetäjätiimeineen tai projektiryhmä laatii toimintasuunnitelman ja tarvittaessa myös budjetin.
Hankinnoista toimihenkilöt ja projektiryhmät voivat tehdä esityksen hallitukselle seuran puheenjohtajan kautta. Hallitus tekee päätöksen esitysten pohjalta.

Toiminnasta tiedottaminen, raportointi ja sosiaalisen median (some) keskustelu:

Mainostetaan seuran (kerhojen, näyttelyt, ym.) tulevaa toimintaa. Ensisijaisina kanavina ovat Kameraseuran nettisivut ja Kameraseuran uutiskirje. Lisäksi hyödynnetään kerhotilan ilmoitustaulua, Facebook-sivuja/ryhmiä ja tarvittaessa seuran ulkopuolisia medioita (Kaapelitehtaan ilmoitustaulut, lehdet, tapahtumakalenterit jne.)
Suositellaan, että toimihenkilöt osallistuvat Facebookin keskusteluihin.
Jo pidetystä toiminnasta raportoidaan toimintakertomus-tiedostoon Drivessä ja mielellään myös nettisivuilla kulloisessakin Tapahtuma-julkaisussa tapahtuman jälkeen. Tarvittaessa hyödynnetään myös Facebook’ia.
Toimihenkilöt laativat toimintakertomukseen (muokattava tiedosto Drivessä, pyydä jäsenpalvelusta linkki) raportin omasta vastuualueestaan vähintään puolivuosittain, helpoiten heti tapahtuman jälkeen.
Kehotetaan hyödyntämään valokuvia ja videoita kaikessa tiedottamisessa. Ensisijaisena valokuvien julkaisupaikkana käytetään Kameraseuran valokuvagalleriaa.

Operatiivinen toiminta ja vastuualueet

Toimihenkilökokous:

seuran hallitus vastaa, että on nimetty vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat toimihenkilökokousten koolle kutsumisesta ja järjestelyistä. Osallistujia (kutsuttuja) toimihenkilökokouksissa ovat kaikki vapaaehtoiset toimihenkilöt, mukaan lukien hallituksen jäsenet. Toimihenkilökokous järjestetään joka kuukauden 4. keskiviikko klo 18 Teams (ei toiminnan loma-aikoina).

Kerhot: vetäjätiimit, kerhoiltojen vetäminen

Hallitus päättää vierailijapalkkioiden ja kerhoiltojen tarjoiluiden budjetit aika ajoin. Mikäli on erityinen tavallisuudesta poikkeava tai budjetin ylittävä suunnitelma, on toimitettava kirjalliset ehdotukset hallitukselle puheenjohtajan kautta.

Ajoissa ennen kokousta:

luennoitsijan tai vieraan hankkiminen ja käytännöistä sopiminen hänen kanssaan
vierailijapalkkiosta ja maksamisen käytännöstä kertominen vierailijalle (HUOM. yhdistyksen jäsenille ei makseta vierailijapalkkiota, ellei hallituksen kanssa toisin sovita)
vierailijapalkkioiden budjetin seuranta
tilan varaaminen tarvittaessa kerhoillalle, jos normaalista poikkeava ajankohta
tiedottaminen etukäteen nettisivuilla, josta tiedot poimitaan Uutiskirjeeseen, sekä mahdollisesti omassa FB-ryhmässä ja Kameraseuran jäsenet -FB-ryhmässä.

Juuri ennen kokousta:

tarjoiluiden ostaminen
tarjoiluiden esillepano, kahvin ja teeveden keittäminen
kertakäyttöastioiden riittävyyden tarkistaminen ja täydentäminen
kävijäseuranta eli osallistujien nimilistat kiertoon, tai nimien keräys muulla tavalla
kokoukseen osallistujien tervetulotoivotukset ja illan kulusta ja aikataulusta kertominen

Kokouksen aikana:

tiedotusasiat tarpeen mukaan
valaistuksen säätäminen tarpeen mukaan
keskusteluun osallistuminen
tapahtumakuvaus
pyydettävä kuvien julkaisulupa kuvaajilta sekä myös kuvassa esiintyviltä – huom. kilpailusäännöt

Välittömästi kokouksen loputtua:

osallistujalistan palautus sähköpostilla toimistolle
- nimilistoja osallistujista tarvitaan muun muassa siihen, että näemme toimintaamme aktiivisesti osallistuvien määrän
ostosten kuluselvitys ja kuitti sähköpostitse toimistolle
vierailijan palkkiolomakkeen täyttäminen ja palauttaminen sähköpostitse toimistolle
kokouksessa käytettyjen tilojen siistiminen
- esitettävä toivomus kokoukseen osallistujille huolehtia siistimisestä
- likaisten astioiden ja kannujen tiskaaminen
- täydet roskapussit ulos jätekatokseen (vajaita ei tarvitse viedä, ellei pilaantuvaa/haisevaa jätettä)
- tuolien ja pöytien paikoilleen palautus
- lattialta selvien roskien harjaaminen
kukkien kastelu – tarkista, että alta kastelevissa ruukuissa on vettä ja lisää tarvittaessa
valojen sammutus
ovien lukitus, tarkista!

Kokouksen jälkeen myöhemmin:

raportti puutteista tai vioista tarpeen mukaan joko toimihenkilöiden sähköpostilistalla, Facebookissa (huom. kaikki toimihenkilöt eivät ole FB:ssa) tai toimistolle
kokousselostukset ja kuvat nettisivuille (pyydettävä kuvien julkaisulupa kuvaajilta sekä myös kuvassa esiintyviltä)
kilpailuiden voittajakuvat sekä mielellään tapahtumakuvatkin nettigalleriaan.
toimintakertomus-tiedostoon (Drive) osallistujamäärä taulukkoon ja tapahtumakuvaus kerhon tietoihin

Digityötilavastaavat:

digityötilojen laitteiston ja ohjelmistojen kunnossapito ja ongelmien selvitys
digityötilojen varauskalenterien ylläpito ja ovikoodien toimitus varaajille
digityötilojen päiväkirjojen seuranta (tilan/laitteistojen käyttö/kävijä – vikailmoitukset)
seuran mikrotukihenkilönä toimiminen
käyttäjien perehdytys ja ohjeiston ylläpito
digityötilojen budjettien laatiminen tulevalle vuodelle

<< olemassa oleva erillinen tarkka ohje päivitettävä >>

Pimiövastaavat – Pimiö ja Runeberginkadun kokoustila:

pimiölaitteiston kunnossapito
pimiövarauskalenterin ylläpito ja ovikoodien toimitus varaajille
käyttäjien opastus ja ohjeistus
tilojen siivous sekä kemikaalien ongelmajätehuolto tarvittaessa
pimiöpäiväkirjan seuranta (tilan/laitteistojen käyttö/kävijä – vikailmoitukset)
pimiön budjetin laatiminen tulevalle vuodelle

Studiovastaavat:

studion välinehankinnat ja varusteiden kunnossapito
studiovarauskalenterin ylläpito ja ovikoodien toimitus varaajille
käyttäjien ohjeistus, opastus ja tukeminen
studiopäiväkirjan seuranta (tilan/laitteistojen käyttö/kävijä – vikailmoitukset)
studion budjetin laatiminen tulevalle vuodelle

Arkistovastaava:

Kameraseuran kuvien ja kirjallisen materiaalin arkistointi ja dokumentointi

<< laaditaan myöhemmin erillinen ohjeistus >>

Kirjastovastaava:

kirjaston ja kirjaluettelon ylläpito
uusien kirjojen hankinnat, vanhan materiaalin poisto/arkistointi
kirjastoiltojen järjestäminen

Näyttelytyöryhmä:

on laadittu erillinen toimenkuva (Drive)
näyttelyiden organisointi, pystyttämisestä sopiminen
näyttelyiden järjestäjien opastus tilojen ja varusteiden käyttöön
gallerian yleisilme, somistus, varusteet
markkinointi ja tiedottaminen (ulkoinen sekä sisäinen)
yksittäisten näyttelyiden järjestämiseen voidaan perusta oma projektiryhmänsä, esim. elokuun yhteisnäyttelyt

Kurssivastaava:

kursseista vastaava koordinoi kurssitarjonnan: kuka, mitä, milloin
syksyn / kevään koulutussuunnitelmat tulee laatia noin 6 kk etukäteen, jotta markkinointia ehditään tehdä
toimisto vastaa kursseista tällä hetkellä

Muuta huomioitavaa

Hallitus tarkistaa vuosittain ja tiedottaa toimihenkilöille tarjottavista eduista. Nämä voivat liittyä esimerkiksi seuraaviin:

Tilojen käyttö ja siihen perehdytykset: studio, digityöpisteet ja pimiö. Näin toimihenkilöillä on valmiudet neuvoa muitakin seuran jäseniä tilojen käyttöön.
Kursseilla kouluttajan avustajana toimiminen. Alla tarkemmat ohjeet.
Toimihenkilötilaisuudet.
Mahdollisuus saada perehdytystä ja koulutusta vapaaehtoistehtävien hoitamiseen.
Mahdollisuus saada todistus vapaaehtoistyöstä.
Mahdollisuus vaikuttaa seuran toimintaan omien mieltymysten mukaisesti.

Avustaja kursseilla – toimihenkilöille tarjottava vapaaehtoistehtävä

Kurssiavustajan tehtävät voivat muuttua aika ajoin ja muutoksista tiedotetaan erikseen ja ohjeita päivitetään tarvittaessa.

Avustaja tulee kurssipaikalle vähintään 30 min ennen kurssin alkua.
Hän avaa ja poistuessa lukitsee ovet, järjestelee tuolit ja pöydät,
Avustaja ostaa tarvittaessa täydennystä tarjottaviin (keksit, kauramaito, kahvi,..).
Keittää kahvit, teet ja laittaa mehua kannuun ja siivoa jäljet.
Esittelee tilat, wc:t, lähialueen kahvilat/ravintolat sekä tauoilla seuran toimintaa muutenkin.
Avustaa opettajaa tarpeen mukaan, muun muassa seuran tilojen ja laitteiden käytössä.
Kurssin aikana avustaja yleensä tarkkailee, että kaikki sujuu. Tarvittaessa säätää valaistusta, ilmastointia ja ilmanvaihtoa.
Mikäli opettajan ääni ei kunnolla kuulu kaikille, avustaja löytää rulokaapista kannettavan mikrofonin.
Maksaneet oppilaat ovat etusijalla, joten heitä avustetaan ja ohjataan tarvittaessa

Avustaja toimii paikan emäntänä/isäntänä ja saa siinä sivussa aimo annoksen tietoa kurssin aiheesta – voi osallistua kurssille ja tehtävien suorittamiseen kuten muutkin kurssilaiset, antaen kuitenkin etusijan maksaneille osallistujille.

Tiedottaminen

Facebook (FB):

on huomioitava, että kaikki jäsenet eivät ole FB:ssa
FB:n käyttöä suositellaan, joko kerhokohtaisia ryhmiä tai/ja Kameraseuran FB-sivua
Kerhojen tapahtumista tiedotetaan myös Kameraseuran FB-sivulla, jonne tiedot poimitaan kotisivujen tapahtumista
On varmistettava, että kerhojen FB-ryhmissä on riittävän kattava joukko ryhmän ylläpitäjiä. Jäsenpalvelut-profiilin tulee olla yhtenä ylläpitäjistä kaikissa ryhmissä.
Uutta ryhmää perustettaessa perustamisen tekee Jäsenpalvelut-profiili, jotta Kameraseurasta tulee ryhmän omistaja.

<< FB käytöstä voisi olla hyvä laatia hieman tarkempi erillinen ohje? >>

Instagram:

Kameraseuran Instagram-tilin ylläpito
Toimisto vastaa tällä hetkellä
Kerhot ja jäsenet voivat toimittaa erillisen ohjeen mukaisia kuvia ja videoita tilillä julkaistavaksi

Nettigalleria:

<< pitää täydentää >>

Luottamushenkilöt

Toiminnantarkastaja

Kameraseurassa on erikseen ulkopuolinen tilintarkastaja, joten toiminnantarkastajan ei tarvitse puuttua kirjanpitoon ja tilinpäätökseen, jos hän ei halua. Toiminnantarkastaja voi keskittyä enemmän muun toiminnan tarkasteluun ja arvioimiseen. Hän seuraa hallituksen työskentelyä (ks. hallituksen vastuualueet alla), toimihenkilöiden toimintaa ja eri kerhojen kuulumisia, ja laatii näistä toiminnantarkastuskertomuksen.

Hallituksen jäsenet ja puheenjohtaja

Hallitukselle on laadittu erillinen vuosikello sekä tehtävälista, joka sisältää muun muassa seuraavaa:

Kameraseuran toimintasuunnitelman ja strategian laatiminen, jalkauttaminen ja seuranta
Sisäinen valvonta: kuinka lait, säännöt ja yhdistyksen kokouksen päätökset tulevat noudatetuiksi toiminnassa
Talousvastuu
- kirjanpidon järjestäminen ja valvonta (seura käyttää ulkopuolista tilitoimistoa)
- budjetointi ja talousseuranta, laskujen valvonta ja hyväksyminen
- tilinpäätöksen valmistelu ja hyväksyminen
- sijoitusvastuu, sijoituspolitiikan vuosittainen tarkistus
- apurahojen hakeminen
Riskien hallinta
- strategisten, taloudellisten, vakuutus-, tietoturva- ja maineriskien kartoitus ja niihin varautuminen
Sopimukset, laatiminen ja valvonta. Mihin sitouduttu, koska päivitetty?
Hallituksen kokousten valmistelu (oman vastuualueen ajankohtaisiin asioihin perehtyminen ja tarvittavan materiaalin kokoaminen kokouskansioon)
Päätettyjen toimenpiteiden suorittaminen, edistäminen, toteutumisen valvominen
Yhteydenpito jäsenistöön, toimihenkilöihin sekä yhteistyötahoihin
Edustaminen esim. liiton kokouksissa

Tietyt vastuualueet jaetaan vuosittain hallituksen jäsenten kesken, mutta hallitus kantaa aina yhdessä vastuun toiminnasta. Vuonna 2025 hallituksessa on ollut esimerkiksi (yhdellä henkilöllä on voinut olla useampia vastuualueita):

Talousvastaavat
Toimitilavastaavat
Toimitilojen turvallisuusvastaavat (tila- ja jäsenturvallisuus)
It-vastaavat
Tietoturvavastaavat
Ansiomerkkivastaavat
Tilakehitysvastaavat
Palvelusopimusten yhteyshenkilö

Puheenjohtajan, ja tarvittaessa varapuheenjohtajan, tehtäviin kuuluu lisäksi hallituksen kokousten valmistelu ja johtaminen.

Hallituksen sihteeri laatii kokousten pöytäkirjat, pyytää sähköiset allekirjoitukset sekä hoitaa kokousaineiston arkistoinnin Dropboxissa. Sihteeri myös päivittää hallituksen tehtävälistaa sekä kokoaa tehdyt päätökset erilliseen tiedostoon.