Toimihenkilöohjeet
Ohjeet päivitetty viimeeksi 16.8.2016
VAATII PÄIVITYSTÄ:
- Mahdollisten ristiriitaisuuksien tapauksessa verrattuna ”pääohjeeseen” noudatetaan pääohjetta.
- Muutenkin tässä alla olevassa ohjeessa on vanhentunutta tietoa.
Sisällysluettelo
Vetäjätiimit ja vastuuhenkilöt
Toiminnasta tiedottaminen, raportointi ja sosiaalisen median (some) keskustelu
Operatiivinen toiminta ja vastuualueet
Kerhot: vetäjätiimit, kerhoiltojen vetäminen
Pimiö ja Runebergin kadun kokoustila
Avustaja kursseilla – toimihenkilöille tarjottava vapaaehtoistehtävä
Vetäjätiimit ja vastuuhenkilöt
Kullakin kerholla ja muulla vapaaehtoistoiminnan vastuualueella on vetäjätiimi, kooltaan yleensä noin 1-3 henkilöä (pysyvämmistä vastuualueista luettelo alla). Lisäksi voi olla projekti- eli hankekohtaisia ja vastaavia tilapäisiä vetäjätiimejä.
Toimihenkilöiden nimet ja yhteystiedot ylläpidetään Kameraseuran nettisivuilla täällä: https://kameraseura.fi/toimistomme-yhteystiedot/kerhojen-yhteystiedot/.
Lisäksi tarkemmat kunkin kerhon ja vastuualueen yhteystiedot ylläpidetään kerhojen ja vast. omilla sivuilla.
Seuran hallitus ylläpitää erillistä ei julkaistavaksi tarkoitettua listaa toimihenkilöistä, jolla listalla on myös henkilöiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Tämän listan pohjalta muodostetaan mm. toimihenkilöiden sähköpostijakelulista.
Toiminnan suunnittelu
- Suositellaan, että kukin kerho vetäjätiimeineen tai projektiryhmä laatii toimintasuunnitelman ja erityisesti tarvittaessa myös budjetin. Toimintasuunnitelma julkaistaan seuran nettisivuilla.
- Hankinnoista toimihenkilöt ja projektiryhmät voivat tehdä esityksen hallitukselle seuran puheenjohtajan kautta. Hallitus tekee päätöksen esitysten pohjalta.
Toiminnasta tiedottaminen, raportointi ja sosiaalisen median (some) keskustelu:
- Mainostetaan seuran (kerhojen, näyttelyt, ym.) tulevaa toimintaa. Ensisijaisina kanavina ovat Kameraseuran nettisivut ja Kameraseuran uutisvahti. Lisäksi hyödynnetään Kamera-lehteä, gallerian ilmoitustaulua, sähköpostia, Facebook-sivuja/ryhmiä ja tarvittaessa muitakin seuran ulkopuolisia medioita (lehdet, tapahtumakalenterit, Digikamera.net, jne.)
- Suositellaan että toimihenkilöt osallistuvat Facebookin keskusteluihin.
- Jo pidetystä toiminnasta raportoidaan toimintakertomus-tiedostoon ja mielellään myös nettisivuilla kulloisessakin Tapahtuma-julkaisussa tapahtuman jälkeen. Tarvittaessa hyödynnetään myös Facebook’ia.
- Toimihenkilöt laativat toimintakertomukseen (muokattava tiedosto verkossa, pyydä jäsenpalvelusta linkki) raportin omasta vastuualueestaan vähintään puolivuosittain, helpoiten heti tapahtuman jälkeen.
- Kehotetaan hyödyntämään valokuvia ja videoita kaikessa tiedottamisessa. Ensisijaisena valokuvien julkaisupaikkana käytetään Kameraseuran valokuvagalleriaa.
Operatiivinen toiminta ja vastuualueet
seuran hallitus vastaa, että on nimetty vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat toimihenkilökokousten koolle kutsumisesta ja järjestelyistä. Osallistujia (kutsuttuja) toimihenkilökokouksissa ovat kaikki vapaaehtoiset toimihenkilöt, mukaan lukien hallituksen jäsenet.
Kerhot: vetäjätiimit, kerhoiltojen vetäminen
Hallitus päättää vierailijapalkkioiden ja kerhoiltojen tarjoiluiden budjetit aika ajoin. Mikäli on erityinen tavallisuudesta poikkeava suunnitelma, joka edellyttää budjetin ylittäviä kustannuksia, on toimitettava ehdotukset hallitukselle puheenjohtajan kautta.
Ajoissa ennen kokousta:
- luennoitsijan tai vieraan hankkiminen ja käytännöistä sopiminen hänen kanssaan
- vierailijapalkkiosta ja maksamisen käytännöstä kertominen vierailijalle
- vierailijapalkkioiden budjetin seuranta
- tilan varaaminen tarvittaessa kerhoillalle, jos normaalista poikkeava ajankohta
- tiedottaminen etukäteen nettisivuilla, josta tiedot poimitaan Uutisvahtiin
Juuri ennen kokousta:
- tarjoiluiden ostaminen
- tarjoiluiden esillepano, kahvin ja teeveden keittäminen
- kertakäyttöastioiden riittävyyden tarkistaminen ja täydentäminen
- kävijäseuranta eli osallistujien nimilistat kiertoon, tai nimien keräys muulla tavalla
- kokoukseen osallistujien tervetulotoivotukset ja illan kulusta ja aikataulusta kertominen
Kokouksen aikana:
- tiedotusasiat tarpeen mukaan
- valaistuksen säätäminen tarpeen mukaan
- keskusteluun osallistuminen
- tapahtumakuvaus
- pyydettävä kuvien julkaisulupa kuvaajilta sekä myös kuvassa esiintyviltä – huom. kilpailusäännöt
Välittömästi kokouksen loputtua:
- osallistujalistan palautus sähköpostilla ositteeseen jasenpalvelut@kameraseura.fi
- nimilistoja osallistujista tarvitaan muun muassa siihen, että tiedämme kerhojen kävijämäärät kun haemme avustuksia seuratoimintaan – tällöin on hyvä kun voimme osoittaa toimintamme aktiivisuuden ja monipuolisuuden
- ostosten kuluselvitys ja kuitti toimitetaan toimitusjohtajalle (postilaatikko)
- vierailijan palkkiolomakkeen täyttäminen ja palauttaminen
- kokouksessa käytettyjen tilojen siistiminen
- esitettävä toivomus kokoukseen osallistujille huolehtia siistimisestä
- roskien, kahvikuppien, lautasten kerääminen
- likaisten astioiden ja kannujen tiskaaminen
- täydet roskapussit ulos jätekatokseen (vajaita ei tarvitse viedä ellei pilaantuvaa/haisevaa jätettä)
- tuolien ja pöytien paikoilleen palautus
- lattialta selvien roskien harjaaminen
- kukkien kastelu – tarkista, että alta kastelevissa ruukuissa on vettä ja lisää tarvittaessa
- valojen sammutus
- ovien lukitus, tarkista!
Kokouksen jälkeen myöhemmin:
- raportti puutteista tai vioista tarpeen mukaan joko toimihenkilöiden sähköpostilistalla, Facebookissa (huom. kaikki toimihenkilöt eivät ole FB:ssa) tai jasenpalvelut@kameraseura.fi –osoitteeseen
- kerhon sähköpostiosoitteet –listan ylläpito, jos kerholla on käytössä sellainen
- kokousselostukset ja kuvat nettisivuille (pyydettävä kuvien julkaisulupa kuvaajilta sekä myös kuvassa esiintyviltä)
- kilpailuiden voittajakuvat sekä mielellään tapahtumakuvatkin nettigalleriaan.
- toimintakertomus-tiedostoon osallistujamäärä taulukkoon ja tapahtumakuvaus kerhon tietoihin
Kameraseuran kuvien ja kirjallisen materiaalin arkistointi ja dokumentointi
<< laaditaan myöhemmin erillinen ohjeistus >>
- digilabbiksen laitteiston ja ohjelmistojen kunnossapito ja ongelmien selvitys
- digilabbispäiväkirjan seuranta (tilan/laitteistojen käyttö/kävijä – vikailmoitukset)
- seuran mikrotukihenkilönä toimiminen
- käyttäjien perehdytys ja ohjeiston ylläpito
<< olemassa oleva erillinen tarkka ohje päivitettävä >>
- on huomioitava, että kaikki henkilöt eivät ole FB:ssa
- FB:n käyttöä suositellaan, joko kerhokohtaisia ryhmiä tai/ja Kameraseuran FB-sivua
- Hyvin mielellään pyydetään tiedottamaan kerhojen tapahtumista myös Kameraseuran FB-sivulla
- On varmistettava, että kerhojen FB-ryhmissä on riittävän kattava joukko ryhmän ylläpitäjiä
<< FB käytöstä voisi olla hyvä laatia hieman tarkempi erillinen ohje? ja katsoa, että ryhmien nimet olisivat yhteneviä ja siten helposti KS:n alle kuuluviksi tunnistettavia >>
- on laadittu erillinen toimenkuva
- näyttelyiden organisointi, pystyttämisestä sopiminen
- näyttelyiden järjestäjien opastus tilojen ja varusteiden käyttöön
- gallerian yleisilme, somistus, varusteet
- markkinointi ja tiedottaminen (ulkoinen sekä sisäinen)
- yksittäisten näyttelyiden järjestämiseen voidaan perusta oma projektiryhmänsä, esim. Aita-näyttelyt
- Kameraseuran Instagram-ryhmän ylläpito
<< pitää täydentää >>
- Kirjaston ja kirjaluettelon ylläpito
- uusien kirjojen hankinnat, vanhan materiaalin poisto/arkistointi
- lehtihyllyjen ja –telineiden ylläpito
- kursseista vastaava koordinoi kurssitarjonnan: kuka, mitä, milloin
- syksyn / kevään koulutussuunnitelmat tulee laatia noin 6 kk etukäteen, jotta markkinointia ehditään tehdä: Kamera-lehteen syksyn kurssien aineistopäivä maaliskuussa, kevään kurssien aineistopäivä lokakuussa
- Jäsenpalvelu vastaa kursseista tällä hetkellä
- << pitää täydentää >>
Pimiö ja Runebergin kadun kokoustila:
- pimiölaitteiston kunnossapito
- käyttäjien opastus ja ohjeistus
- tilojen siivous sekä kemikaalien ongelmajätehuolto tarvittaessa
- pimiöpäiväkirjan seuranta (tilan/laitteistojen käyttö/kävijä – vikailmoitukset)
- studion välinehankinnat ja varusteiden kunnossapito
- käyttäjien ohjeistus, opastus ja tukeminen
- studiopäiväkirjan seuranta (tilan/laitteistojen käyttö/kävijä – vikailmoitukset)
Muuta huomioitavaa
Hallitus tarkistaa vuosittain ja tiedottaa toimihenkilöille tarjottavista eduista. Nämä voivat liittyä esimerkiksi seuraaviin:
- Tilojen käyttö ja siihen perehdytykset: studio, digityöhuone ja pimiö. Näin toimihenkilöillä on valmiudet neuvoa muitakin seuran jäseniä tilojen käyttöön.
- Kursseilla kouluttajan avustajana toimiminen. Alla tarkemmat ohjeet.
- Toimihenkilötilaisuudet.
- Mahdollisuus saada perehdytystä ja koulutusta vapaaehtoistehtävien hoitamiseen.
- Mahdollisuus saada todistus vapaaehtoistyöstä.
- Mahdollisuus vaikuttaa seuran toimintaan omien mieltymysten mukaisesti.
Avustaja kursseilla – toimihenkilöille tarjottava vapaaehtoistehtävä
Kurssiavustajan tehtävät voivat muuttua aika ajoin ja muutoksista tiedotetaan erikseen ja ohjeita päivitetään tarvittaessa.
- Avustaja tulee kurssipaikalle vähintään 30 min ennen kurssin alkua.
- Hän avaa ja poistuessa lukitsee ovet, järjestelee tuolit ja pöydät,
- Avustaja ostaa tarvittaessa täydennystä tarjottaviin (keksit, kauramaito, kahvi,..).
- Keittää kahvit, teet ja laittaa mehua kannuun ja siivoa jäljet.
- Esittelee tilat, wc:t, lähialueen kahvilat/ravintolat sekä tauoilla seuran toimintaa muutenkin.
- Avustaa opettajaa tarpeen mukaan, muun muassa seuran tilojen ja laitteiden käytössä.
- Kurssin aikana avustaja yleensä tarkkailee, että kaikki sujuu. Tarvittaessa säätää valaistusta, ilmastointia ja ilmanvaihtoa.
- Mikäli opettajan ääni ei kunnolla kuulu kaikille, avustaja löytää rulokaapista kannettavan mikrofonin.
- Maksaneet oppilaat ovat etusijalla, joten heitä avustetaan ja ohjataan tarvittaessa
- Avustaja toimii paikan emäntänä/isäntänä ja saa siinä sivussa aimo annoksen tietoa kurssin aiheesta – voi osallistua kurssille ja tehtävien suorittamiseen kuten muutkin kurssilaiset, antaen kuitenkin etusijan maksaneille osallistujille.