Rekisteriseloste – Kameraseuran jäsenrekisteri

Päivitetty viimeksi 28.10.2024.

Kameraseura ry:n tietosuoja- ja rekisteriseloste.

Kameraseura ry yhdistää valokuvauksen harrastajat ja kehittää heidän osaamistaan. Tämän toteuttamiseksi yhdistys järjestää luentoja, tapaamisia, valokuvausnäyttelyitä, kilpailuja, retkiä sekä koulutuksia. Toimintaan liittyen Kameraseura käsittelee henkilötietoja. Kameraseura on tehnyt yhdistyslain ja yhdistysrekisteriasetuksen mukaisen ilmoituksen toiminnastaan.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: KAMERASEURA RY
Rekisterinpitäjän toimiala: Aatteellinen yhdistys
Y-tunnus: 0116582-7
Yhdistysrekisterinro: 25.411
Postiosoite: Tallberginkatu 1 C 81, 00180 Helsinki.
Puhelin: 0400-802 098

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Nimi: Leena Saarela.
Postiosoite: Tallberginkatu 1 C 81, 00180 Helsinki.
Puhelin: 0400-802 098. Sähköposti: jasenpalvelut (at) kameraseura.fi
Yhteydenotot sähköpostitse tai kirjeitse.

3. Rekisterin nimi

KAMERASEURAN JÄSENREKISTERI

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu Kameraseuran liitymislomakkeella jäseneksi liittymisen yhteydessä annetuista henkilötiedoista sekä Kameraseuran tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä annetuista henkilötiedoista. Henkilötietoja käytetään jäsenyyden tai osallistumisoikeuden tunnistamiseen, toiminnan kehittämiseen, yhteydenpitoon ja tiedon välittämiseen seuran, jäsenten ja osallistujien välillä valokuvausharrastukseen liittyen sekä erilaisten maksutietojen hallintaan ja ylläpitoon, kuten jäsen- ja kurssimaksut. Tiedottaminen tapahtuu sähköpostilla ja jäsentapaamisissa. Tietoja saatetaan tarvita esimerkiksi yhteydenpitoon kokoonnuttaessa sekä turvallisuustarkoituksessa kuvausretkiin tai kuvaustyöpajoihin liittyen.

5. Rekisterin tietosisältö

rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi ja osoitetiedot, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite
jäsenyyteen ja seuratoimintaan liittyvät tiedot, kuten liittymisaika ja eroaminen, seuran toimihenkilönä (esim. kerhojenvetäjänä) toimiminen
maksuihin, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
asiakkaan mahdollisesti itsestään antamat profilointitiedot ja profiilikuvat
lupatiedot ja kiellot, kuten asiakkaan ilmoittamat markkinoinninestotiedot tai sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron tekstiviestin osalta mahdollisesti annettu suoramarkkinointisuostumus
Lisäksi rekisteriin tallentuvat asiakkaan ilmoittautumistiedot erilaisiin seuran koulutuksiin ja tapahtumiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

asiakkaan oma ilmoitus (puhelimitse, lomakkeella, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla)
Posti: nimi- ja osoitetietojen päivitys
puhelinyhtiöiden puhelinluettelorekisterit puhelinnumeroiden päivityksessä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme luovuta henkilötietoja kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan etukäteistä suostumusta muuten kuin lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Tietoja voidaan kuitenkin rajatusti ilman yhteystietoja luovuttaa Kameraseuran kattojärjestö Suomen Kameraseurojen Liitto ry:lle (SKsL) niiltä osin, kuin SKsL:n järjestämien näyttelyjen sekä koulutusten osallistumisoikeuden tarkistamista varten on tarpeellista. Lisätietoa liiton tietosuojasta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Asiakastiedot talletetaan verkossa toimivaan FloMembers jäsenrekisteriin. Palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Flomembers / Flo Apps Oy:n järjestelmän tietosuojasta löytyy tietoa täältä.

9. Käytön valvonta

FloMembersin rekisteritietojen käyttöön ja katseluun ovat Kameraseurassa oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla tehtävänsä puolesta on tarve käsitellä asiakastietoja.

Täysi pääsy rekisteritietoihin on vain Kameraseuran FloMembers-tekniikasta vastaavalla sekä järjestösihteerin tehtäviä kulloinkin hoitavalla. Lisäksi pääsyoikeus voidaan erikseen luovuttaa Kameraseuran hallituksen valtuuttamalle henkilölle, joka tarvitsee henkilötietoja yhdistyksen asioiden hoitamisessa.

Kameraseuran muilla toimihenkilöillä, kuten kerhonvetäjillä, on katseluoikeus rekisterin nimilistaan, jossa nimen lisäksi saattaa näkyä esimerkiksi liittymispäivä, jäsenmaksun tilanne (laskuttamatta, avoin, maksettu) sekä tarvittavilta osin eri ryhmiin kuuluminen (kuten studion käyttöoikeuden omaavat) ja tapahtumiin ilmoittautuminen.

Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Käyttöoikeudet tarkistetaan aina henkilömuutosten yhteydessä, tai vähintään vuosittain. Kaikki Kameraseuran henkilötietoja käsittelevät toimihenkilöt ovat perehtyneet tietosuojaan liittyvään lainsäädäntöön sekä tietosuojavaltuutetun ohjeistuksiin.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Kameraseura ry:n jäsen saa jäseneksi liittyessään kirjautumistunnukset FloMembers-järjestelmässä oleviin omiin tietoihinsa ja voi itse oikaista tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen tai vanhentuneen tiedon. Kun jäsen haluaa erota Kameraseurasta, voi omissa tiedoissa jättää eropyynnön, jolloin ko. jäsenen tiedot poistetaan järjestelmästä ja palvelimelta pysyvästi 6 kuukauden kuluessa eropäivästä. Ratkaisevaa tiedon korjaamisessa, täydentämisessä tai poistamisessa on tiedon käyttötarkoitus jäsenen harrastukseen liittyen, esimerkiksi että säännöllinen tiedottaminen tapahtuu vain sähköpostilla.

Asiakkaalla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli kokee, että Kameraseura on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti tai ilman oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja. Samoin asiakkaalla on tällöin oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin käyttämiemme palveluiden sisällä siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan sellaisissa palveluissa, jotka takaavat eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan tason, kun tietoa liikutellaan globaalissa infrastruktuurissa. FloMembersin lisäksi käytämme esim. joissain tapauksissa Dropboxin ja Googlen palveluita henkilötietojen tietoturvalliseen siirtämiseen sähköisessä muodossa. Lue lisää Googlen tietosuojasta sekä Dropboxin tietosuojasta. Käytämme tietojen tallennuksessa ja siirrossa myös Microsoft 365 -tuotteita. Lue lisää Microsoftin tietosuojasta.

Käytämme myös MailChimp-sähköpostipalvelua, jonne siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä sähköpostin kohdentamiseen tarvittava tieto käyttäjäryhmästä. Lue lisää Mailchimpin tietosuojasta.

12. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, jotta Kameraseura voi täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Jäsenen erottua henkilötiedot poistuvat FloMembersistä 6 kuukauden kuluessa. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

13. Analytiikka ja verkkosivuilla käytettävät evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä, jotka säilyvät kävijän selaimessa korkeintaan 24 kk. Halutessa asiakas voi poistaa evästehistorian selaimensa asetuksista. Sivustolla käynti asettaa evästeet uudelleen asiakkaan ja selaimen sen salliessa. Kameraseura käyttää evästeitä analytiikkaan ja sisällön suunnitteluun.

Arvioimme selosteen päivitystarvetta säännöllisesti

Voimme ilman erillistä ilmoitusta päivittää tai muuttaa tätä selostetta, jotta se vastaa kulloinkin ajantasaisia tietosuojakäytäntöjä.